HƯỠNG DẪN XỨ LÝ TK QUA KHU VỰC GIÁM SÁT

1. Cơ sở pháp lý về việc xử lý tờ khai chưa qua KVGS 2. Một số văn bản hướng dẫn cơ quan Hải quan, người khai hải quan trong xử lý tờ khai chưa KVGS 3. Một số kinh nghiệm trong xử lý tờ khai chưa qua KVGS

1.    Cơ sở pháp lý về việc xử lý tờ khai chưa qua KVGS

1.1. Liên quan đến quyền lợi, trách nhiệm của người khai hải quan

- Việc tờ khai xuất, nhập khẩu được xác nhận qua KVGS trên hệ thống của cơ quan Hải quan (V5) sẽ là cơ sở để hỗ trợ người khai hải quan thực hiện các thủ tục liên quan đến miễn, giảm, hoàn thuế hải quan, hoàn thuế VAT đối với cơ quan Thuế nội địa, thanh toán với ngân hàng:

* Đối với hàng xuất khẩu:

Căn cứ Điều 53 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 33 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC quy định về hàng hóa đã xuất khẩu làm cơ sở để thực hiện các thủ tục liên quan đến miễn, giảm, hoàn thuế hải quan, hoàn thuế VAT, thanh toán ngân hàng:

“1. Đối với hàng hóa xuất khẩu qua cửa khẩu đường biển, đường hàng không, đường sắt, đường thủy nội địa, cảng chuyển tải, khu chuyển tải; hàng hóa cung ứng cho tàu biển, tàu bay xuất cảnh; hàng hóa xuất khẩu được vận chuyển cùng với người xuất cảnh qua cửa khẩu hàng không; hàng hóa xuất khẩu đưa vào kho CFS; hàng hóa xuất khẩu đưa vào ICD là tờ khai hải quan xuất khẩu đã được xác nhận thông quan và được xác nhận hàng đã qua khu vực giám sát trên Hệ thống khi hàng hóa được xếp lên phương tiện vận tải xuất cảnh. Riêng đối với hàng hóa xuất khẩu đưa vào kho ngoại quan là tờ khai hải quan xuất khẩu đã được xác nhận thông quan và được xác nhận hàng đã đưa vào kho ngoại quan trên Hệ thống.”

* Đối với hàng nhập khẩu:

Căn cứ khoàn 2 Điều 4 Quyết 1500/QĐ-TCHQ ngày 24/5/2016 của Tổng cục Hải quan ban hành quy trình giám sát hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu đưa vào, lưu giữ, đưa ra khu vực giám sát hải quan tại cảng biển thực hiện Điều 41 Luật Hải quan:

“Hàng hóa nhập khẩu được xác nhận qua khu vực giám sát hải quan khi:

a) Người khai hải quan hoặc người vận chuyển hoàn thành các thủ tục theo quy định tại Điều 7 dưới đây với doanh nghiệp kinh doanh cảng;

b) Hàng hóa đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan (thời điểm: “get out- đưa ra” do doanh nghiệp kinh doanh cảng xác nhận”.

- Trường hợp tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS sẽ thuộc đối tượng cơ quan Hải quan rà soát để hủy tờ khai: Theo quy định tại Điều 22 Thông tư 38/2015/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung tại khoản 11 Điều 1 Thông tư 39/2018/TT-BTC:

“Điều 22. Hủy tờ khai hải quan

1. Các trường hợp hủy tờ khai

a) Tờ khai hải quan không có giá trị làm thủ tục hải quan trong các trường hợp sau đây:

a.1) Hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan nhập khẩu mà không có hàng hóa đến cửa khẩu nhập;

a.2) Hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, hàng hóa được miễn kiểm tra hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế nhưng chưa đưa hàng hóa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất;

a.3) Hết thời hạn 15 ngày kể từ ngày đăng ký tờ khai hải quan xuất khẩu, hàng hóa phải kiểm tra hồ sơ nhưng người khai hải quan chưa nộp hồ sơ hải quan hoặc đã hoàn thành thủ tục hải quan nhưng hàng hóa chưa đưa vào khu vực giám sát hải quan tại cửa khẩu xuất;..”

1.2. Một số văn bản hướng dẫn cơ quan Hải quan, người khai hải quan trong xử lý tờ khai chưa KVGS

-  Công văn 2548/TCHQ-TXNK ngày 22/4/2020 về việc thông tin tờ khai xuất khẩu.

- Công văn 7107/TCHQ-GSQL ngày 05/11/2020 về việc vướng mắc về công tác giám sát.

- Công văn số 7843/TCHQ-GSQL ngày 30/11/2017 về việc xử lý vướng mắc tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS.

- Công văn 7695/TCHQ-GSQL ngày 23/11/2017 về việc thực hiện Điều 52 Thông tư số 38/2015/TT-BTC.

- Công văn 7618/TCHQ-GSQL ngày 21/11/2017 về việc xử lý vướng mắc tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS.

- Công văn 778/TCHQ-GSQL ngày 13/02/2017 về việc xử lý vướng mắc thực hiện Điều 41 Luật Hải quan năm 2014.

- Công văn 12071/TCHQ-GSQL ngày 21/12/2015 về việc rà soát tờ khai hải quan hàng hóa XNK đủ điều kiện qua KVGS nhưng chưa được xác nhận trên hệ thống.

2. Nguyên nhân và giải pháp xử lý một số lỗi dẫn đến tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS trên hệ thống

Có nhiều nguyên nhân, tập trung chính vào một số nguyên nhân chính như sau:

2.1. Đối với tờ khai chung cont, chung bill: không khai tách vận đơn (hoặc khai tách vận đơn thiếu); không khai thông tin tờ khai nhánh (hoặc khai sai cú pháp tờ khai đầu tiên, tờ khai nhánh), không khai đầy đủ số tờ khai trên hệ thống export của cảng.

Giải pháp: Hiện nay việc khai sai cú pháp tờ khai đầu tiên, tờ khai tách vận đơn bị thiếu khi đã truyền tờ khai chính thức hệ thống không hỗ trợ điều chỉnh, bổ sung, bên cạnh đó tờ khai chung cont, bill không khai đầy đủ thông tin cũng cần sự hỗ trợ của Hải quan giám sát tại cửa khẩu do vậy, đề nghị các doanh nghiệp kiểm tra lại tính đầy đủ về số lượng tờ khai chung bill, cú pháp tờ khai nhánh, thực hiện khai báo các tờ khai chung container tại phần ghi chú trên tờ khai, tờ khai chung bill thì thực hiện khai tách bill (đối với tờ khai nhập khẩu); trường hợp chưa rõ cách thức khai báo doanh nghiệp liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm Thái Sơn…Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để được hướng dẫn.

Lưu ý:

- Trường hợp tờ khai chung container trong quá trình khai báo thông tin trên hệ thống Export của cảng cần khai đầy đủ các số tờ khai chung container với nhau.

- Ví dụ cú pháp tờ khai đầu tiên và tờ khai nhánh để hệ thống giám sát có thể quét được dữ liệu get out là “Số tờ khai đầu tiên: 105525473540 – 1/4” và tờ khai nhánh 1 số 105539570840 thể hiện trên hệ thống “Số tờ khai đầu tiên: 105525473540 - 2 / 4”.

2.2. Khai sai hoặc trùng số container: khai trùng số container với một người khai hải quan khác, không khai hoặc khai sai số container so với vận đơn.

Giải pháp: Người khai hải quan cần kiểm tra kỹ chứng từ vận tải (vận đơn, booking, lệnh cấp container…để khai báo thông tin chính xác. Trường hợp phát hiện khai sai hoặc khai trùng số container của tờ khai đã khai trước đó thì liên hệ Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai hoặc Hải quan giám sát để điều chỉnh thông tin.

2.3 Khai sai cú pháp số vận đơn:

+ Đối với vận đơn đường hàng không, khai theo cú pháp: Năm + số vận đơn chủ + Số vận đơn thứ cấp.

+ Đối với vận đơn đường biển, khai theo cú pháp:

Ngày tháng năm phát hành vận đơn + số vận đơn

“Ngày vận đơn” là ngày phát hành vận đơn được khai theo định dạng “DDMMYY” (DD- ngày, MM- tháng, YY- năm).

“Số vận đơn” là số vận đơn ghi trên vận đơn sử dụng để khai tờ khai hải quan. Vận đơn sử dụng để khai là vận đơn có tên người nhận hàng là người nhập khẩu trên tờ khai hải quan.

Ví dụ: Với “Số vận đơn” là: LSHCM15, “Ngày vận đơn” là: 02/01/2018 thì sẽ khai tại ô chỉ tiêu thông tin số 1.26 - “Số vận đơn” trên tờ khai nhập khẩu là: 020118LSHCM15.

Lưu ý: Một số cửa khẩu đường bộ như Mộc Bài, Xa Mát, hàng xuất sân bay Tân Sơn Nhất…công chức Hải quan vẫn đóng dấu tên công chức hoặc dấu mộc xác nhận đã qua KVGS trên tờ mã vạch, vì vậy người khai hải quan nên lưu trữ chứng từ này cùng với hồ sơ khai báo hải quan để phục vụ cho công tác miễn, giảm, hoàn thuế, kiểm tra sau thông quan…và làm cơ sở chứng minh tờ khai thực nhập, thực xuất trong trường hợp tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS trên hệ thống hải quan.

2.4. Khai sai một số tiêu chí trên tờ khai: Khai sai địa điểm lưu kho, đích vận chuyển bảo thuế; khai sai mã phương thức vận chuyển; khai sai ngày hàng đến; khai sai số kiện …

Giải pháp: Đề nghị người khai hải quan căn cứ hướng dẫn về các chỉ tiêu khai báo đối với tờ khai xuất khẩu, nhập khẩu để khai báo chính xác các thông tin trên tờ khai về mã phương thức vận chuyển, thông tin hàng đi, đế, địa điểm lưu kho, đích vận chuyển bảo thuế, địa điểm xếp hàng….

Lưu ý: bảng mã địa điểm lưu kho chờ thông quan dự kiến, mã cảng, địa điểm xếp hàng được đăng trên website Tổng cục Hải quan (mục các bảng mã chuẩn), người khai hải quan tra cứu để khai báo chính xác.

- Tờ khai bị nhảy số đuôi: Tờ khai được khai bổ sung sửa đổi thông tin hoặc chỉ thị của cơ quan Hải quan (đưa về địa điểm kiểm tra, bảo quản, giải phóng hàng…) dẫn đến tờ khai bị nhảy số đuôi (ví dụ từ 1 lên 2, lên 3…) nhưng nhân viên của công ty đi thanh lý tại cảng đưa danh sách mã vạch của tờ khai có số đuôi không đúng số đuôi cuối cùng của tờ khai.

Giải pháp: Đề nghị các Công ty nhắc nhở nhân viên giữa các bộ phận hiện trường (đi thanh lý, lấy hàng tại cảng) và nhân viên chứng từ (phụ trách khai báo hải quan) cần có sự phối hợp tốt trong trao đổi thông tin, xác định đúng số tờ khai cuối cùng để làm thủ tục lấy hàng tại cảng.

- Tờ khai không thực xuất, thực nhập: Tờ khai thực tế không xuất, nhập nhưng người khai hải quan chưa làm thủ tục hủy tờ khai dẫn đến tờ khai chưa qua KVGS.

Giải pháp: Người khai hải quan thường xuyên kiểm tra lại dữ liệu về danh sách tờ khai của Công ty mình, tờ khai nào không thực nhập, thực xuất thì làm thủ tục hủy kịp thời để tránh tồn đọng trên hệ thống.

- Tờ khai luồng Đỏ chưa được Hải quan cửa khẩu kiểm tra, xác nhận niêm phong:

          + Đối với tờ khai xuất khẩu: Sau khi tờ khai được kiểm hóa cấp biên bản bàn giao xong, người khai hải quan không xuất trình biên bản bàn giao cho bộ phận Hải quan giám sát container xuất khẩu (đối với hàng container) hoặc Hải quan kho CFS (đối với hàng lẻ) để nhập kiểm tra niêm phong và xác nhận biên bản bàn giao trên hệ thống mà đưa hàng hóa kèm tờ khai sang trực tiếp cảng, kho CFS như đối với tờ khai luồng Vàng, Xanh dẫn đến tờ khai không đủ điều kiện để xác nhận qua KVGS.

          + Đối với hàng nhập khẩu: thường xảy ra lỗi trong trường hợp hàng hóa vẫn đang nằm trong cảng, tờ khai luồng Đỏ đang ở đuôi số 1, người khai hải quan liên hệ công chức Hải quan cửa khẩu xin cấp biên bản bàn giao đối với tờ khai đuôi số 1 nhưng sau đó lại liên hệ khai sửa thông tin dẫn đến tờ khai nhảy đuôi số 2,3 (lúc này hàng hóa vẫn đang ở cảng) dẫn đến tờ khai đuôi số 2,3 (đuôi cuối cùng của tờ khai)..sẽ không đủ điều kiện xác nhận qua KVGS.

          Giải pháp:

          + Đối với tờ khai hàng xuất luồng Đỏ: Người khai hải quan lưu ý xuất trình biên bản bàn giao cho bộ phận giám sát hàng xuất tại Hải quan cửa khẩu để nhập kiểm tra niêm phong và xác nhận hồi báo trên hệ thống. Sau đó mới liên hệ cảng để làm thủ tục thanh lý.

          + Đối với tờ khai hàng nhập luồng Đỏ: Người khai hải quan lưu ý tờ khai cuối cùng trước khi đưa hàng ra khỏi cảng, trường hợp đã cấp biên bản bàn giao số đuôi không trùng số tờ khai đuôi cuối cùng thì liên hệ Hải quan giám sát hàng nhập để xác nhận lại niêm phong cho tờ khai số đuôi cuối cùng trước khi đưa hàng ra khỏi cảng.

          - Công ty Chuyển Phát nhanh (DHL, FEDEX, UPS…) mở tờ khai phi mậu dịch thay thế cho tờ khai loại hình khác (E52, B11, E62…) do người khai hải quan đã mở trước đó:

          Do làm thất lạc tờ khai, chứng từ của người khai hải quan nên một số Công ty Chuyển Phát nhanh đã mở tờ khai phi mậu dịch thay thế cho các tờ khai đã mở trước đó của doanh nghiệp dẫn đến tờ khai bị treo giám sát, buộc phải hủy tờ khai.

          Giải pháp: Nguyên nhân xuất phát từ công tác bàn giao hồ sơ, chứng từ giữa người khai hải quan và Công ty Chuyển Phát nhanh cũng như công tác phối hợp chưa tốt giữa Công ty Chuyển Phát nhanh và người khai hải quan trong quá trình xử lý tờ khai bị thất lạc vì vậy để hạn chế lỗi do nguyên nhân này trong thời gian tới khuyến nghị người khai hải quan nên thiết lập chế độ bàn giao hồ sơ, chứng từ khai báo hải quan với các Công ty Chuyển Phát nhanh một cách rõ ràng, cụ thể, có ràng buộc trách nhiệm đối với nhân viên Chuyển Phát nhanh nếu để xảy ra thất lạc hồ sơ hải quan (ai là người nhận hồ sơ chứng từ của người khai hải quan, thời điểm nhận hồ sơ, chứng từ, nếu thất lạc hồ sơ chứng từ thì báo cho người khai hải quan như thế nào để xử lý…?).

- Lỗi hệ thống: trường hợp khi làm thủ tục thanh lý (xuất, nhập) hàng tại cảng khi gặp các vướng mắc liên quan đến lỗi hệ thống như không khớp lệnh container, không khai báo số định danh…

Giải pháp: Người khai hải quan liên hệ ngay với trực ban sản xuất của cảng, cán bộ quản lý kho CFS…và công chức Hải quan giám sát cửa khẩu để được hỗ trợ kịp thời.

3. Một số kinh nghiệm trong xử lý tờ khai chưa qua KVGS

- Kinh nghiệm 1: Hiện nay hầu hết các kho, bãi, cảng, cửa khẩu đã triển khai hệ thống giám sát tự động, do vậy việc xử lý giám sát tự động sẽ do các đơn vị kinh doanh kho, bãi, cang thực hiện. Doanh nghiệp cần cập nhật thông tin đầu mối về số điện thoại, thư điện tử, hotline hỗ trợ của kho, bãi cảng và cán bộ Hải quan cửa khẩu, Hải quan đăng ký tờ khai để hỗ trợ khi gặp tình huống tờ khai chưa qua KVGS.

- Kinh nghiệm 2: Lỗi xuất phát từ nguyên nhân chủ quan (do nhân viên chứng từ khai sai về số lượng, tách vận đơn…) cần được rà soát, phát hiện và xử lý trước sau đó mới gửi đến các đơn vị có trách nhiệm làm công tác giám sát để xử lý (Kho, bãi, cảng – nếu giám sát tự động hoặc Hải quan cửa khẩu – nếu giám sát thủ công).

Các lỗi dẫn đến tờ khai chưa qua KVGS chủ yếu liên quan đến công tác khai báo của người khai hải quan chưa đúng quy định do vậy, các nguyên nhân này cần được rà soát trước, sau khi tìm ra được nguyên nhân ví dụ sai ngày hàng đi, đến, sai số container, sai địa điểm đích vận chuyển bảo thuế…người khai hải quan liên hệ Chi cục Hải quan nơi đăng ký tờ khai để khai điều chỉnh xong rồi mới liên hệ Kho, bãi, cảng hoặc Hải quan cửa khẩu để xử lý qua KVGS. (Việc này sẽ giúp giảm áp lực cho Kho, bãi, cảng và Hải quan cửa khẩu do tiếp nhận rất nhiều công văn của Hải quan các địa phương và doanh nghiệp liên quan đến xử lý tờ khai chưa qua KVGS mà chưa thực hiện rà soát, xác định được các nguyên nhân là gì?)

- Kinh nghiệm 3: Liên hệ đúng cơ quan có trách nhiệm xử lý, có hồ sơ, chứng từ chứng minh được việc thực nhập, thực xuất hàng hóa

Hiện tại hầu hết các cảng, cửa khẩu đều áp dụng hệ thống giám sát tự động do vậy khi đã tìm hiểu, xác định được nguyên nhân dẫn đến tờ khai chưa qua KVGS và đã khắc phục, điều chỉnh xong thì người khai hải quan liên hệ với Kho, bãi, cảng là đơn vị chịu trách nhiệm kiểm tra, xác nhận qua KVGS. Đối với những đơn vị cảng, cửa khẩu còn áp dụng giám sát thủ công (công chức nhập máy qua KVGS lên hệ thống) hoặc còn đóng dấu tên công chức trên tờ mã vạch thì người khai hải quan có thể liên hệ, gửi văn bản (công văn kèm hồ sơ chứng minh tờ khai thực nhập, thực xuất) cho Hải quan cửa khẩu để xử lý qua KVGS.

Tùy đặc thù của các Cảng, kho, bãi mà các đơn vị này bố trí bộ phận xử lý tờ khai chưa qua KVGS khác nhau: tại các cảng như Cát Lái là bộ phận trực ban sản xuất, cảng quốc tế SPITC hỗ trợ qua nhóm zalo…Trong quá trình đi thanh lý hàng tại cửa khẩu, kho, bãi, cảng, người khai hải quan nên lưu ý tìm hiểu, tổng hợp, ghi nhận lại các số điện thoại của người có trách nhiệm xử lý tại các đơn vị này để liên hệ khi tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS.

 - Kinh nghiệm 4: Cần kết hợp linh hoạt các giải pháp trong quá trình xử lý tờ khai chưa qua KVGS

Đối với những Kho, bãi, cảng và Hải quan cửa khẩu người khai hải quan đã rõ đầu mối và đã thiết lập được mối quan hệ từ những lần xử lý tờ khai chưa qua KVGS trước đây thì có thể liên hệ bằng các hình thức gọi điện, gửi tin nhắn qua zalo, mail để nhờ các đơn vị có liên quan hỗ trợ xử lý, tuy nhiên có những trường hợp xử lý tờ khai chưa qua KVGS kéo dài, chưa rõ đầu mối liên hệ, người khai hải quan nên gửi văn bản hoặc liên hệ trực tiếp… để nhờ hỗ trợ xử lý qua KVGS.

- Kinh nghiệm 5: Tờ khai chưa qua KVGS tồn đọng càng lâu, càng khó xử lý

Qua trao đổi với Hải quan một số cửa khẩu thì được thông tin lại: hệ thống của kho, bãi, cảng tùy dung lượng của bộ nhớ dữ liệu, thông thường 3 hoặc 6 tháng…những dữ liệu cũ liên quan đến hàng hóa, tờ khai hải quan sẽ được đóng gói, lưu trữ lại để tiếp nhận thông tin dữ liệu mới do vậy những tờ khai tồn đọng quá lâu các đơn vị kho, bãi, cảng sẽ khó tìm kiệm lại được thông tin để đối chiếu và xử lý cho người khai hải quan được. Bên cạnh đó, ngành Hải quan cũng có công tác điều động chuyển đổi nhân sự định kỳ, do vậy, những tờ khai tồn đọng lâu tại các đơn vị chưa áp dụng giám sát tự động cũng sẽ cần thêm thời gian cho công tác xác minh, kiểm tra lại thông tin giữa công chức mới nhận nhiệm vụ và công chức trước đó liên quan đến tờ khai đang treo giám sát.

Do vậy, khi thực hiện truyền thông tin tờ khai, hàng hóa lên hệ thống giám sát tự động của kho, bãi, cảng phát hiện tình trạng tờ khai hiển thị “không khớp” thì thực hiện ngay việc kiểm tra lại các chỉ tiêu thông tin của tờ khai: ngày hàng đi đến, số container, địa điểm lưu kho, địa điểm đích bảo thuế, địa điểm xếp hàng…để điều chỉnh sau đó gửi dữ liệu thanh lý lên hệ thống giám sát lại, trường hợp hệ thống vẫn hiển thị không khớp thì liên hệ kho, bãi, cảng để kiểm tra nguyên nhân lỗi và phối hợp Hải quan giám sát tại cửa khẩu và Hải quan nơi đăng ký tờ khai để xử lý.

- Kinh nghiệm 6: Người khai hải quan (doanh nghiệp mở tờ khai xuất nhập khẩu…) có vai trò chính và quyết định việc xử lý tờ khai chưa qua KVGS nhanh hay chậm vì quyền lợi chính khi tờ khai được hoàn thành xử lý qua KVGS không còn tồn đọng trên hệ thống đầu tiên thuộc về người khai hải quan, doanh nghiệp (phục vụ cho việc quyết toán, hoàn thuế, khi bị kiểm tra trong quá trình vận chuyển trên đường từ cơ quan Công an kinh tế, quản lý thị trường, kiểm tra sau thông quan….), bên cạnh đó ngoài các lỗi về hệ thống thì các nguyên nhân dẫn đến tờ khai chưa được xác nhận trên hệ thống xuất phát từ những lỗi sai trong quá trình nhập liệu, truyền tờ khai như: không khai chung container, tách bill, sai cấu trúc số định danh, khai sai địa điểm đích bảo thuế, sai mã phương thức vận chuyển….

Do vậy đối với những Công ty, doanh nghiệp có quy mô về xuất nhập với lượng tờ khai lớn cần bố trí nhân viên làm đầu mối theo dõi, liên kết các bộ phận xuất nhập khẩu, hiện trường, tài xế trong việc rà soát, liên hệ với kho, bãi cảng, Hải quan nơi lưu giữ hàng hóa, Hải quan nơi đăng ký tờ khai để xử lý tờ khai chưa được xác nhận qua KVGS.